Organização x Produtividade - 4 Dicas para você!

Essas 2 palavras, organização e produtividade, andam sempre de mãos dadas, sempre são citadas em avaliações de performance e cada vez mais criam diferenciação no ambiente profissional para profissionais que lidam bem com essas competências.

A produtividade está intimamente ligada a capacidade de organizar atividades através do pensamento de priorização de ações versus seus prazos de entrega. Mas para trabalhar com esse conceito não basta organizar suas atividades. É preciso estar inserido em um ambiente de trabalho adequado, eliminar a bagunça caótica. É preciso organizar seu espaço de trabalho. Depois disso é deixar sua mente tranquila para trabalhar no na lista de prioridades.

Como? Abaixo apresentamos 4 ações primordiais para alcançar altas produtividades.

1-Organize seu ambiente de trabalho
Uma mesa organizada influencia diretamente na sua organização mental, isso por que mesmo sem percebermos nosso cérebro processa todas as informações do ambiente e precisa estar o tempo todo tomando decisões para não sobrecarregar sua memória. Então, invista um tempo em organizar sua mesa de trabalho, dispense (na cesta de reciclagem, claro!) os papeis acumulados, elimine as canetas sem uso, arquive materiais que mereçam ser guardados fisicamente em pastas nomeadas e documentos somente utilizados para consulta periódica podem ser digitalizados. Por fim, faça uma avaliação dos objetos que possui sobre a mesa. Estão no local certo? Não atrapalham o apoio de materiais? Merecem outro local? Se tiverem valor afetivo priorize, deixe no seu campo de visão aquela foto da família ou aquele mimo que te remete a carinho recebido – são essenciais para trazer um acalanto diário e ainda te faz lembrar a importância de voltar para casa.

2-Gavetas e armários
Muitas empresas já optam por não disponibilizar mais espaços individuais para seus colaboradores, visto que é crescente a possibilidade de se trabalhar de casa, o chamado home office. Mas também por isso cada vez mais é necessário que arquivos importantes estejam arquivados ao alcance de todos, digitalizados e salvos em redes de comum acesso. Sendo assim, caso tenha seu espaço individual use o mesmo procedimento da organização da mesa e ainda avalie se deve manter esses objetos na empresa. Objetos pessoais deveriam estar na sua casa.

3-Lista de atividades 
Ambiente organizado, agora foco em organizar sua rotina. Se você tem a sensação que seu dia nunca acaba com atividades importantes realizadas, já é um sinal de atenção. Mas vamos lá! A dica é criar um hábito matinal, todas as manhãs, assim que chegar estabeleça suas atividades do dia, pensando nas que são essenciais ou prioritárias. Lembre-se de sempre deixar um espaço para alguma atividade emergencial que possa surgir. Com essa organização você conseguirá ter clareza das atividades e ordem que devem seguir durante o dia. Se você já tem esse hábito, parabéns, você faz parte de uma minoria que trabalha com gestão do tempo, nesse caso, você pode elevar um nível na excelência operacional. Estabeleça tempo para cada uma das suas atividades, você se surpreenderá o quanto essa ação te trará visão das suas habilidades (atividades que faz com mais agilidade, mais facilidade) e das áreas onde uma capacitação ou busca de mais informações são bem vindas. Ao final do dia, revise sua lista, caso não tenha finalizado todos os itens da lista, você pode destacar, incluir ou excluir alguma atividade que não faça mais sentido acontecer e, bingo, sua lista de prioridades para o dia seguinte já está pronta!

4-Caixa de e-mails
Ah, essa caixa de entrada de emails é uma verdadeira armadilha. Crie seu método pessoal de organização da caixa de entrada de emails, geralmente ela é o meio de recebimento de demandas. Se for, dedique 30 minutos iniciais do seu dia, após a sua organização da lista de tarefas, para dar uma checada geral na caixa de entrada. Uma boa dica é ordenar por assunto, e priorizar a leitura de assuntos que estão na sua lista de atividades. A pegadinha aqui é não cair na armadilha de sair respondendo todos os assuntos, muitos deles não são prioridade. Primeiro zere sua lista de atividades, de acordo com seus prazos de entregas e após isso volte ao seu email e responda as demandas.

Mas você pode estar se perguntando quais são os benefícios mesmo de tanta organização, lá vai a listinha...(já percebeu que gostamos dessa história de lista né? É sério, funciona):

❋ Produtividade – você alcançará maior produtividade estabelecendo maior clareza para as ações e ordem de realização das atividades.
❋ Organização física se reflete na organização mental – ajude sua mente a colocar atenção no que merece atenção.
❋ Pausas de descanso - como seu dia organizado você conseguirá fazer pequenas pausas entre atividades. Esse ‘respiro’ pode ser uma caminhada dentro da empresa, um momento para um ciclo de respirações profundas, um alongamento no banheiro, um café com colega de outra área para ampliar sua rede de relações – são excelentes para que haja alternância dos picos de foco total e de relaxamento da mente.
❋ Criatividade e inovação – com suas atividades organizadas, prazos cumpridos, você conseguirá abrir espaço para ter contato com assuntos de seu interesse, ampliar seu repertório e com isso liberar sua mente para voar... E fique atento, nesse momento podem acontecer insights, idéias que poderão ser aplicadas na sua rotina e até em projetos novos.

E aí, vale repensar sua organização?
Domine sua agenda, estabeleça suas prioridades, traga mais produtividade para seu dia, seja BOLD na sua rotina!

😏 Compartilhe esse texto com seus colegas de trabalho, familiares!
Siga-nos no instagram @bebolup, envie email para beboldup@gmail.com, deixe seu comentário no blog, se sentir vontade de postar sua mesa organizada, sua lista de atividades, use a hashtag #beboldup. Será um prazer acompanhar você!